Privatlivspolitik for WOW-FIT

WOW-FIT drives af Personlig træner og Kostvejleder - Wicki Dosdal-Feddersen, CVR 40870741, Amager Landevej 233, 2770 Kastrup. Vi er dataansvarlige for den behandling, vi beskriver her. Du kan kontakte os om personoplysninger på info@wow-fit.dk eller telefon 26 21 30 78.

Politikken gælder, når du besøger wow-fit.dk, bruger vores app, kontakter os, booker en prøveuge, er medlem, køber træning eller kommunikerer med os på sociale medier. Den fortæller, hvilke oplysninger vi bruger, hvorfor vi bruger dem, og hvilke rettigheder du har.

De fleste oplysninger får vi direkte fra dig gennem formularer, e-mail, telefon, booking og træning. Ved medlemskab for en ung kan vi også få oplysninger fra den unges forælder eller værge. Vi kan modtage betalingsstatus fra betalingsudbyderen og tekniske oplysninger fra din browser. På sociale medier kan vi se oplysninger, du gør tilgængelige for os, eksempelvis navn, profil og beskeder.

Vi indsamler kun oplysninger, der er relevante for det konkrete formål. Vi beder ikke om dit fulde CPR-nummer som en almindelig del af en prøveuge eller et medlemskab.

Når du kontakter os eller beder om en prøveuge, behandler vi dit navn, e-mail, telefonnummer, din besked og dine ønsker til hold og tidspunkter. Vi bruger oplysningerne til at besvare dig, aftale træning og følge op på den konkrete forespørgsel.

Når du beder om et tilbud eller en prøveuge før et muligt køb, er grundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, om foranstaltninger før en aftale på din anmodning. Ved andre almindelige henvendelser er grundlaget artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at kunne besvare relevante spørgsmål og drive vores kundeservice.

Felter markeret som nødvendige skal udfyldes, for at vi kan håndtere forespørgslen. Hvis du ikke ønsker at bruge formularen, kan du kontakte os direkte. Undlad at skrive CPR-nummer eller helbredsoplysninger i formularen eller en almindelig e-mail. En forespørgsel tilmelder dig ikke automatisk markedsføring.

Som medlem behandler vi nødvendige kontaktoplysninger, medlemstype, aftalte priser, start- og slutdato, bookinger, fremmøde, klip og betalinger. Vi bruger dem til at levere din træning, administrere medlemskabet og sende nødvendige beskeder om eksempelvis aflysning og betaling. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra b.

Vi behandler faktura- og betalingsoplysninger efter artikel 6, stk. 1, litra c, når bogførings- og skatteregler kræver det. Fødselsdato og adresse indsamles, når de er nødvendige for alderskrav eller dokumentation af den relevante momsbehandling. Vi kan ikke levere en ydelse, hvis vi mangler oplysninger, der er nødvendige for aftalen eller et lovkrav.

Ved unge medlemmer behandler vi også værgens navn og kontaktoplysninger. Oplysninger om den voksne aftale- eller betalingspart behandles for at opfylde aftalen. Nødvendige oplysninger om den unge behandles efter artikel 6, stk. 1, litra f, hvor værgen er aftalepart. Interessen er at levere den aftalte ungdomstræning og sikre kontakt og forsvarlig tilrettelæggelse med særlig hensyntagen til den unge.

Oplysninger om skader, sygdom, graviditet eller andre helbredsforhold kan være følsomme personoplysninger. Vi beder kun om nødvendige oplysninger, hvis du ønsker individuel tilpasning af træningen. Vi registrerer så vidt muligt et konkret træningshensyn frem for en fuld sygehistorie.

Hvis vi har behov for at registrere helbredsoplysninger, indhenter vi først dit særskilte, udtrykkelige samtykke. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a. Du får oplyst formålet og kan til enhver tid trække samtykket tilbage ved at kontakte os. Vi bruger derefter ikke oplysningerne på dette grundlag. Vi forklarer dig, hvis en bestemt tilpasning ikke kan tilbydes uden den nødvendige information.

For unge vurderer vi, hvem der kan give et gyldigt samtykke, under hensyn til alder, modenhed og værgens rolle. Oplysningerne deles kun med dem, der har brug for dem til den aftalte træning. Du skal ikke lægge helbredsoplysninger i Facebook-gruppen.

Hvis du særskilt tilmelder dig nyhedsbreve eller tilbud, bruger vi dit navn, din valgte kontaktkanal og dokumentation for dit samtykke til at sende den markedsføring, du har sagt ja til. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra a, og markedsføringslovens regler om elektronisk markedsføring.

Tilmeldingen er frivillig og er ikke en betingelse for at træne hos os. Du kan afmelde via beskedens afmeldingsmulighed eller ved at skrive til info@wow-fit.dk. Nødvendige beskeder om din aftale er ikke et nyhedsbrev og håndteres som beskrevet i punkt 4.

Vi beder om særskilt samtykke, før vi bruger genkendelige billeder eller videoer af dig til markedsføring på hjemmesiden eller sociale medier. Vi oplyser, hvilke kanaler og formål samtykket omfatter. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra a.

Du kan træne hos os uden at medvirke på markedsføringsbilleder. For børn og unge afklarer vi samtykket med den unge og værgen efter de relevante regler. Du kan trække samtykket tilbage. Vi stopper herefter ny brug på dette grundlag og fjerner materialet fra de kanaler, vi kontrollerer, i det omfang det er muligt. Tilbagetrækningen ændrer ikke lovligheden af brugen før tilbagetrækningen.

Ved brug af hjemmesiden og appen behandler vi tekniske oplysninger, eksempelvis IP-adresse, browsertype, tidspunkt, sideanmodninger og fejlmeddelelser, i det omfang de er nødvendige for drift og sikkerhed. Grundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at levere en stabil tjeneste, forebygge misbrug og undersøge tekniske fejl.

Cookies er små tekstfiler, der gemmes på din computer, tablet eller telefon. Hjemmesiden kan bruge teknisk nødvendige cookies og lignende teknologier til funktioner, du beder om, og til at huske dine cookievalg. Teknisk nødvendige cookies kræver ikke dit samtykke.

Eventuelle cookies og lignende teknologier til statistik eller markedsføring aktiveres kun, hvis du på forhånd giver samtykke. Statistik kan hjælpe os med at forstå, hvordan hjemmesiden bruges, og forbedre indhold og funktioner. Når behandlingen af personoplysninger bygger på dit samtykke, er grundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.

Du kan vælge at afvise ikke-nødvendige cookies og stadig bruge hjemmesidens almindelige funktioner. Du kan til enhver tid ændre dit valg eller trække dit samtykke tilbage via hjemmesidens cookieindstillinger. Det skal være lige så let at trække samtykket tilbage som at give det.

Oplysninger om de konkrete cookies, deres udbydere, formål og levetider fremgår af hjemmesidens cookieoversigt. Du kan desuden slette eller blokere cookies i din browser. Hvis du blokerer teknisk nødvendige cookies, kan visse funktioner blive påvirket.

Cookieoversigt

Vi bruger Facebook og Instagram til at fortælle om vores træning, dele aktiviteter og kommunikere med medlemmer og andre interesserede. Når du kontakter os, kommenterer eller reagerer på vores opslag, behandler vi de oplysninger, du gør tilgængelige for os, eksempelvis navn, profiloplysninger og indholdet af dine beskeder.

Grundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at kunne besvare henvendelser, administrere vores sociale medier og informere om vores aktiviteter. Oplysninger til brug for konkrete holdbookinger og medlemskab behandles som beskrevet i punkt 4.

Den lukkede medlemsgruppe

Vi bruger en lukket Facebook-gruppe til blandt andet holdbooking, praktiske beskeder og fællesskab mellem medlemmerne. Andre gruppemedlemmer kan se dit navn og de opslag, kommentarer og bookinger, du gør synlige i gruppen. Del derfor ikke helbredsoplysninger, betalingsoplysninger eller andre fortrolige oplysninger her. Du kan kontakte os direkte om booking, hvis du ikke ønsker at bruge Facebook.

Statistik og Metas behandling af oplysninger

Meta stiller samlet statistik om besøg og aktivitet på vores Facebook-side til rådighed gennem funktionen “Indblik i side”. For behandlingen af personoplysninger til denne statistik er WOW-FIT og Meta Platforms Ireland Limited fælles dataansvarlige. Ansvarsfordelingen fremgår af Metas aftale om fælles dataansvar for sideindsigt. Du kan kontakte os på info@wow-fit.dk, hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Meta behandler også personoplysninger til egne formål efter sine egne vilkår. Du kan læse mere om Metas behandling og dine indstillingsmuligheder i Metas privatlivspolitik.

Kun relevante medarbejdere og trænere får adgang til de personoplysninger, de har brug for til deres opgaver. Vi benytter følgende leverandører:

App og hjemmeside · WallBee ApS

WallBee leverer vores app og hjemmeside og behandler relevante personoplysninger på vores vegne i forbindelse med drift, vedligeholdelse og teknisk support.

E-mail · Chost og SendGrid (Twilio)

Vi bruger Chost til hosting af vores e-mailindbakke, hvor vi modtager og opbevarer e-mails. SendGrid (Twilio) bruges til udsendelse af e-mails.

Leverandørerne behandler i den forbindelse e-mailadresser, beskedindhold og de tekniske oplysninger, der er nødvendige for at levere deres tjenester. Du kan læse mere om SendGrids behandling i Twilios privatlivsoplysninger.

Bank og betaling · Sparrekaseen Danmark

Vi benytter Sparrekaseen Danmark til at modtage og håndtere betalinger. Banken behandler de oplysninger, der følger med betalingen, og er selvstændigt dataansvarlig for sin behandling. Læs mere i Sparrekaseen Danmarks privatlivspolitik.

Bogføring

Bogføringen udføres manuelt uden et særskilt bogføringssystem.

Databehandlere og øvrige modtagere

Når en leverandør behandler personoplysninger som databehandler på vores vegne, sker det efter vores instruks og på grundlag af en databehandleraftale. Andre modtagere kan være selvstændigt dataansvarlige for deres behandling.

Vi kan desuden videregive nødvendige oplysninger til myndigheder, når lovgivningen kræver det, eller til eksempelvis revisor, advokat eller inkassopartner, hvis det er nødvendigt for regnskab eller et konkret krav. Grundlaget er efter omstændighederne GDPR artikel 6, stk. 1, litra c eller f. Vores legitime interesse er at dokumentere vores økonomi og fastlægge, gøre gældende eller forsvare berettigede krav.

Vores brug af Facebook og Instagram er beskrevet i punkt 9.

WOW-FITs egne medlems- og træningssystemer drives med behandling og opbevaring af personoplysninger inden for EU/EØS.

Vi benytter samtidig eksterne tjenester, herunder SendGrid (Twilio) og Meta. Deres behandling kan indebære, at oplysninger overføres til eller bliver tilgængelige fra lande uden for EU/EØS. For SendGrid kan det også forekomme ved brug af tjenestens EU-løsning, eksempelvis i forbindelse med support og teknisk fejlfinding. De berørte oplysninger kan omfatte e-mailadresser, beskedindhold og tekniske oplysninger om leveringen.

SendGrids behandling hos Twilio Inc. i USA og relevante underleverandører er reguleret i Twilios databehandleraftale. Aftalen beskriver overførselsgrundlaget, herunder EU-U.S. Data Privacy Framework, når dette finder anvendelse, og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser som alternativt grundlag, hvor det er relevant. Oplysninger om underleverandører og deres placering fremgår af Twilios underleverandøroversigt.

For oplysninger, der behandles gennem Facebook og Instagram, henviser vi til punkt 9 og Metas privatlivspolitik, som også beskriver Metas internationale behandling af oplysninger.

Overførsler skal have et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V. Du kan kontakte os for yderligere oplysninger om de relevante overførsler og for at få en kopi af eller henvisning til de anvendte garantier.

Vi sletter eller anonymiserer oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Følgende frister er vores udgangspunkt. Der kan gælde en kortere frist, hvis formålet er opfyldt tidligere.

Henvendelser og prøveuge uden efterfølgende medlemskab slettes senest tre måneder efter afsluttet dialog eller prøveuge. Bliver du medlem, flyttes kun nødvendige oplysninger til medlemsadministrationen.

Almindelige medlemsoplysninger opbevares, mens du er medlem, og slettes senest seks måneder efter ophør. Det gælder ikke de oplysninger, som skal gemmes til bogføring eller en konkret sag. Detaljeret booking- og fremmødehistorik slettes løbende efter højst seks måneder.

Regnskabsmateriale og tilhørende nødvendige personoplysninger opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Reglen bruges ikke som grund til at gemme alle oplysninger om dig i fem år.

Noter om individuelle træningshensyn gennemgås løbende og slettes, når hensynet ikke længere er aktuelt, dog senest én måned efter det relevante træningsforløbs ophør. Helbredsoplysninger slettes også ved tilbagetrækning af samtykke, medmindre et andet konkret lovligt grundlag nødvendiggør begrænset opbevaring.

Drifts- og sikkerhedslog opbevares i op til 30 dage. Personhenførbare statistikdata opbevares i op til seks måneder. De konkrete cookiers levetider står i cookieoversigten. Oplysninger, der er gjort reelt anonyme, kan ikke længere forbindes med dig.

Kontaktoplysninger til nyhedsbreve bruges, indtil du afmelder dig, eller samtykket ikke længere er gyldigt. Vi kan opbevare et begrænset samtykkebevis og oplysninger om afmelding i op til to år, når det er nødvendigt for dokumentation eller for at respektere dit fravalg. Grundlaget for denne begrænsede dokumentation er artikel 6, stk. 1, litra f. Interessen er at kunne dokumentere lovlig udsendelse og undgå uønsket kontakt.

Markedsføringsbilleder bruges højst i to år uden en fornyet aftale og slettes tidligere, hvis samtykket trækkes tilbage og der ikke er et andet lovligt grundlag.

Sikkerhedskopier af vores egne medlems- og træningssystemer udfases senest efter 90 dage. Slettede oplysninger må ikke tages i almindelig brug igen ved en gendannelse.

Eksterne leverandører kan have særskilte opbevaringsperioder. For SendGrid oplyser Twilio i sin databehandleraftale, at lagret beskedindhold i SendGrids backups slettes ét år efter aftalens ophør. Fristen på 90 dage gælder derfor ikke som en samlet frist for alle kopier hos SendGrid. Leverandørers behandling til egne formål følger deres egne privatlivsoplysninger, jf. punkt 9 og 10.

Hvis en konkret tvist, ubetalt faktura eller et lovkrav gør længere opbevaring nødvendig, opbevarer vi kun de relevante oplysninger, så længe behovet består. Eventuelle helbredsoplysninger til et retskrav kræver også et grundlag efter artikel 9, eksempelvis artikel 9, stk. 2, litra f.

Vi begrænser adgangen til personoplysninger og anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter oplysningernes karakter og risiko. Oplysninger skal håndteres i de aftalte systemer og slettes efter vores frister.

Vi træffer ikke afgørelser, der har retsvirkning eller på tilsvarende vis påvirker dig betydeligt, alene på baggrund af automatisk behandling, herunder profilering.

Du kan kontakte info@wow-fit.dk, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder. Du har efter reglernes betingelser ret til indsigt og en kopi af dine oplysninger, rettelse af forkerte oplysninger, sletning, begrænsning af behandlingen og i visse tilfælde at få udleveret oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, også kaldet dataportabilitet.

Når vi behandler oplysninger på grundlag af legitime interesser, kan du gøre indsigelse af grunde, der vedrører din særlige situation. Du kan altid gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring. Bygger en behandling på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Det ændrer ikke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen.

Rettighederne kan være begrænset, eksempelvis hvis loven kræver, at bestemte regnskabsoplysninger gemmes, eller hvis oplysninger er nødvendige i en konkret sag. Vi forklarer en eventuel begrænsning. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at sikre, at vi udleverer data til den rette person.

Vi svarer uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest én måned efter din anmodning. Hvis reglerne giver mulighed for forlængelse på grund af anmodningens kompleksitet eller antallet af anmodninger, giver vi dig besked og forklarer hvorfor inden udløbet af den første måned. Fristen kan da forlænges med op til yderligere to måneder.

Du er velkommen til at kontakte os, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine oplysninger. Du har også ret til at klage direkte til Datatilsynet. Du finder klagevejledning og aktuelle kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Vi opdaterer politikken, når vores behandling ændrer sig, og angiver datoen for seneste opdatering. Ved væsentlige ændringer i behandlingen af oplysninger, vi allerede har om dig, informerer vi dig særskilt, når det er relevant. Hvis en ny behandling kræver dit samtykke, indhenter vi det, før behandlingen begynder. En opdatering af denne politik er ikke i sig selv et samtykke.